Contratto concerto, tour e festival: cosa scrivere

Un tour estivo nei festival: venti date in due mesi, promoter diversi in ogni città, una band e una squadra tecnica che cambiano in parte da una data all’altra, un service audio e luci, i trasporti, le riprese per i social. Gli accordi si prendono al telefono e per messaggio, i contratti arrivano quando arrivano, i modelli girano da un tour all’altro.

Poi una data salta per il maltempo e nessuno sa chi paga. Il palco non è quello del rider. Un festival pubblica il concerto intero sul suo canale. Un musicista sostituito chiede il compenso di tutto il tour. Questa guida è per chi organizza e produce live (promoter, festival, management, società degli artisti, etichette) e vuole arrivare alla prima data con i contratti già a posto.

La mappa dei contratti di un tour

Per un caso concreto, vedi come abbiamo impostato i contratti del tour estivo di Caparezza.

Il contratto di data: le clausole essenziali

Parti, data e prestazione

Chi si impegna (l’artista, la sua società, l’agenzia che lo rappresenta), con chi (promoter, festival, ente), dove, quando e per quanto. Un dato incompleto qui crea incertezza su chi sia davvero vincolato.

Compenso e pagamento

Importo, se è al netto o al lordo di IVA e ritenute, acconto prima della data e saldo a una scadenza certa, modalità di pagamento. Se il compenso è in tutto o in parte una percentuale sugli incassi, il contratto deve prevedere il rendiconto documentato della biglietteria e il diritto di verificarlo. Senza acconto, chi suona anticipa tutte le spese senza garanzie.

Spese, viaggi, ospitalità

Chi paga trasporti, alloggi e pasti, con quali limiti e come si rimborsano. Se non è scritto, quasi sempre resta a carico di chi ha più bisogno della data.

Adempimenti INPS per i lavoratori dello spettacolo

Per chi si esibisce e per molti tecnici ci sono adempimenti previdenziali obbligatori, tra cui il certificato di agibilità. In un concerto spesso non è chiaro chi sia il datore di lavoro o il committente di ciascuno: il contratto deve dire espressamente chi gestisce gli adempimenti e chi sostiene i contributi, data per data. È uno dei punti che, in caso di controllo, costa di più.

SIAE e Soundreef

Le licenze per l’esecuzione pubblica dei brani sono di regola a carico di chi organizza l’evento, ma va scritto. Con più collecting attive in Italia, a seconda del repertorio possono servire licenze di SIAE e di Soundreef: conviene prevedere chi raccoglie la scaletta, chi la trasmette e una manleva dell’organizzatore. Approfondisci nella guida alle alternative alla SIAE.

Rider tecnico e soundcheck

Il rider vincola solo se è allegato al contratto e richiamato nel testo: inviato a parte per email, non è un obbligo. Lo stesso vale per il soundcheck: orario di inizio, durata minima, ordine delle prove se ci sono più artisti, chi fornisce il fonico.

E va scritto cosa succede se non vengono rispettati. Conviene graduare le conseguenze:

• carenza sanabile: l’organizzatore rimedia entro un termine, senza conseguenze;
• carenza che pregiudica lo spettacolo: riduzione proporzionale del compenso;
• carenza che rende impossibile esibirsi: l’artista può non salire sul palco mantenendo il compenso o almeno l’acconto.

Senza queste regole, l’unica scelta è suonare male o rinunciare al compenso.

Riprese, foto e diritti sulla registrazione

Gli artisti interpreti ed esecutori hanno diritti esclusivi sulla propria esibizione (art. 80 e seguenti della legge sul diritto d’autore): nessuno può registrarla, riprodurla o diffonderla senza il loro consenso, nemmeno il festival che la ospita. Il contratto deve distinguere:

• uso promozionale: quali estratti, su quali piattaforme, per quanto tempo, con o senza approvazione dell’artista;
• uso commerciale: live album, video, streaming a pagamento, che richiedono un accordo separato con condizioni economiche proprie;
• riprese del pubblico: se l’artista vuole limitarle, l’organizzatore deve impegnarsi a comunicarlo e farlo rispettare.

Merchandising

Chi vende, dove, se l’organizzatore trattiene una percentuale, se ci sono esclusive su certi prodotti.

Cancellazione e forza maggiore

È la clausola su cui nascono più liti, soprattutto d’estate e all’aperto. Va distinto:

• cancellazione per cause dell’organizzatore (permessi, vendite insufficienti, problemi logistici): compenso intero o penale, comunque non inferiore all’acconto;
• cancellazione per cause dell’artista (malattia, indisponibilità): penali proporzionate, e chiarezza su certificati e preavviso;
• forza maggiore (maltempo grave, calamità, provvedimenti delle autorità): quali eventi sono coperti, chi decide l’annullamento e fino a quando, chi sostiene i costi già fatti, se e entro quando si recupera la data.

Approfondisci in quando è lecito cancellare un concerto.

Esclusiva territoriale

I festival chiedono spesso che l’artista non suoni in un certo raggio per un certo periodo prima e dopo la data. È legittimo, ma va proporzionato: un raggio di centinaia di chilometri per mesi può bloccare il resto del tour. Vedi anche i contratti per festival e rassegne.

Sicurezza, assicurazione e foro

Chi risponde della sicurezza del palco e del pubblico, chi deve essere assicurato e per cosa, e quale tribunale è competente in caso di lite.

Musicisti e tecnici

In un tour la squadra cambia: sostituzioni, ospiti, date aggiuntive. Per ciascuno serve un contratto snello ma scritto prima della prima data, che dica:

• per quali date e prove si impegna, e con quale compenso per data e per prova;
• cosa succede in caso di cancellazione di una data o di sostituzione;
• chi gestisce gli adempimenti INPS;
• il consenso alle riprese e all’uso delle registrazioni, per i musicisti, che sono anch’essi artisti interpreti;
• riservatezza e uso dell’immagine sui social.

Prima della prima data: la checklist della produzione

1. Ogni data ha un contratto firmato, con rider e soundcheck allegati e richiamati?
2. È scritto chi gestisce gli adempimenti INPS e chi paga SIAE e Soundreef, data per data?
3. La clausola su cancellazione e maltempo è chiara e bilanciata?
4. Le riprese sono regolate, distinguendo uso promozionale e commerciale?
5. Musicisti e tecnici hanno un contratto, anche per le sostituzioni?
6. I fornitori (service, trasporti, sicurezza) hanno contratti con responsabilità e assicurazioni chiare?
7. Le esclusive dei festival sono compatibili con il resto del calendario?

Domande frequenti

Serve un contratto scritto per un concerto?
La legge non lo impone, ma senza un testo scritto è molto difficile provare cosa era stato concordato. Per un tour, con molte parti e molte date, è indispensabile.

Chi paga la SIAE in un concerto?
Di regola chi organizza l’evento, ma il contratto deve dirlo espressamente. A seconda del repertorio possono servire licenze sia di SIAE sia di Soundreef.

Cosa succede se il concerto salta per maltempo?
Dipende dalla clausola di forza maggiore: chi decide l’annullamento, chi sostiene i costi già fatti e se la data si recupera. Senza clausola, il rischio resta incerto per entrambe le parti.

Il festival può pubblicare il video del concerto?
Solo con il consenso degli artisti, che hanno diritti esclusivi sulla propria esibizione. Il contratto deve dire quali riprese sono consentite, per quali usi e per quanto tempo.

Il rider tecnico è vincolante?
Sì, se è allegato al contratto e richiamato nel testo. Inviato separatamente, di norma non costituisce un obbligo.

Servono contratti anche con i musicisti della band?
Sì: compensi, prove, sostituzioni, adempimenti INPS e consenso all’uso delle registrazioni vanno scritti prima del tour.

Leggi anche: Il tour di Caparezza · Contratti per festival e rassegne · Riprese video di eventi e concerti · Quando è lecito cancellare un concerto · Alternative alla SIAE

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